Mail an Externe werden als SPAM/PHISHING markiert

Michael Stübi · 12. Dezember 2023

Liebes CommunitySeit ca Mitte August haben wir auf unserer Domäne ständig dass Problem, dass Benutzer Accounts eingeschränkt werden. Der Microsoft Service erkennt dabei verdächtige Muster CompromisedWarningAccount und sperrt die Accounts direkt. Ausserdem hören wir von verschiedenen Kunden, dass unsere Mails im SPAM-Ordner landen Rund 40% der Mails!. Wir versenden pro Monat 1-2x eine Mail an 130 BCC Empfänger, ansonsten haben wir einen "normalen" Mail-Verkehr 50-120 Mails pro Tag. Ich habe das Bereits im einmal gemeldet und anschliessend den DMARC und SFP Eintrag korrigiert. Gemäss meine

AndreasKinast

Habe ein sehr ähnliches Problem und eine Vermutung:

ich greife auf ein Postfach mit 3 verschiedenen Rechnern zu, zwei Rechner sind POP und einer IMAP.

Rufe ich mit einem IMAP und einem POP die Mails ab, lösche mit dem POP eine Mail oder veschiebe sie in einen anderen Ordner beende beide und öffne das Postfach mit dem verbliebenen POP, dann bekomme ich einen solchen Synchronisierungsfehler.

Es scheint als würde Outlook Mails abrufen wollen, die bereits mit einem anderen POP verschoben, als "gelesen" markiert oder gelöscht wurden - diese Mails verursachen dann möglicherweise dieses Problem.

Manche Anbieter haben auch automatische Spam-Filter, die SPAM oder Phishing-Mails sofort löschen, auch solche Mails könnten dann nicht automatisch von MS in den Spam-Ordner hinweg synchronisiert werden.

Bei mir steht übrigens:

15:23:53 Lokale Änderungen im Ordner "Posteingang" werden synchronisiert

15:23:54 2 Element(e) wurde(n) im Onlineordner gelöscht.

15:23:54 Fehler bei der Synchronisierung des Ordners.

15:23:54 [8004010F-0-0-560]

15:23:54 Vorgang abgeschlossen

Malte Pabst

Hallo Franz,

Wenn eine Mail mit dem Spam Confidence Level 9 markiert wurde, dann landet sie bei Standardkonfiguration immer im Junk E Mail Ordner.

Wofür erhält eine Mail Punkte um im SCL Ranking negativ (hoch) bewertet zu werden.

SPF und DKIM hast Du bereits angefasst.

Viele externe Links und herunterzuladende Bilder bringen auch richtig Punkte. Habt Ihr ein Web becon (Zählpixel) in den Newsletter eingebaut?

Ihr sendet den Newsletter unter der gleichen SMTP Domain, für die sich Dein Tenant verantwortlich sieht? Gibt nochmal einen Nachschlag.

Habt ihr einen Empfangsconnector im Tenant für den Newsletter Sende Server erstellt. Du hast auch die Möglichkeit mit Hilfe einer Transportregel das SCL wieder runterzudrehen. Die Sendenden IP Adressen kennst Du ja.

Transportregel wenn SenderIP folgenden Werten entspricht: "NEWSLETTER Server IP" dann setze das SCL auf "Bypass spam filtering".

Nur ein paar Ideen wie man es in den Griff bekommen könnte. Wichter ist ja, dass es bei Euren Abonnenten nicht als SPAM markiert wird.

Gruß Malte

Georgi T.

Hallo Thomas,

Die Gründe dafür können vielseitig sein - eine Regel (auf der Empfänger Seite), Anzahl der E-Mails, die an dem Kooperationspartner gesendet werden, Inhalt, Anhänge usw.

Am leichtesten wäre, der Kooperationspartner setzt Eure Domäne auf die Liste der sicheren Absender (Exchange). Siehe "Konfigurieren von Spamfilterrichtlinien"
- Punkt 7 - Zulassungslisten. Andere Mail Dienste haben auch solche Einstellungen.

Natürlich kann auch die Nachrichtenkopfzeile der E-Mail analysiert werden, um zu sehen warum genau das passiert.

Eine
Anleitung wie die komplette Nachrichtenkopfzeile anzeigt wird gibt es hier.

Auf
https://testconnectivity.microsoft.com/ unter dem Reiter "Message Analyzer"
kann die Nachrichtenkopfzeile eingefügt werden.

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Microsoft Office 365 Support Engineer

Bitte markieren Sie diese Antwort als "Lösung", wenn diese Ihnen weiterhelfen konnte, so dass auch andere Teilnehmer von der Lösung profitieren können.

Georgi T.

Hallo Thomas,

Wurde deine Frage damit beantwortet?

Kann ich dir weiter behilflich sein?

Freue mich auf deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,

Microsoft Office 365 Support Engineer

JustusKindermann- [O

Guten Tag Herr Petrov,

wir haben den genau gleichen Fehler und ergänzen dazu: Alle AutoTexte und Schnellbausteine sind auch verschwunden und können auch nicht mehr verwendet werden!

Und Nein! Ich möchte aus Sicherheitsgründen keine HTML E-Mails Empfangen. In der aktuellen Zeit ist es schlimm, wie viele SPAM/JUNKs/PHISHING Mails damit übermittelt werden können und - ich kann dann die falschen URLs etc. nicht mehr erkennen!

Dieser Update kam ohne Vorwarnung und ist bei uns seit gestern auf allen Computern. Bitte dringend um Lösung!

Danke für Ihre Hilfe!

Herzliche Grüße sendet

JUstus Kindermann

Hi,

willkommen im Windows Forum!

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